Quy Trình Xin Visa Trung Quốc 2025: Hướng Dẫn Từng Bước Chi Tiết Từ A-Z

Những Thay Đổi Quan Trọng Của Visa Trung Quốc Từ Tháng 7/2025

Để tránh bỡ ngỡ và những sai sót không đáng có, điều đầu tiên bạn cần làm là nắm vững 3 thay đổi cốt lõi trong chính sách visa Trung Quốc áp dụng từ 1/7/2025.

1. Quy Trình Khai Báo Online Trở Thành Bắt Buộc

Thay đổi lớn nhất và có ảnh hưởng sâu rộng nhất chính là việc chuyển đổi hoàn toàn sang hình thức khai báo trực tuyến. Từ ngày 1/7/2025, mọi đương đơn đều phải hoàn thành tờ khai điện tử (COVA form) trên cổng thông tin chính thức của Trung tâm Dịch vụ Visa Trung Quốc (viết tắt là VAC) trước khi đến nộp hồ sơ.

Quy trình này được đưa ra nhằm chuẩn hóa và hợp lý hóa thông tin, giảm thiểu sai sót do viết tay và cho phép cơ quan lãnh sự có một bước sàng lọc hồ sơ ban đầu. Hãy tưởng tượng việc này giống như check-in online trước chuyến bay: bạn phải khai báo mọi thông tin, xác nhận hành lý và nhận vé điện tử trước khi có thể đến quầy gửi hành lý tại sân bay. Nếu bạn không check-in online, bạn sẽ không được tiếp nhận.

Lưu ý quan trọng: Sau khi hoàn thành và nộp tờ khai online, bạn bắt buộc phải in bản xác nhận của tờ khai đó ra, ký tên và kẹp vào bộ hồ sơ giấy tờ để mang đến nộp tại trung tâm.

2. Thời Gian Xét Duyệt Kéo Dài Hơn

Với quy trình thẩm định hai lớp (online và trực tiếp), thời gian xét duyệt visa thông thường đã được điều chỉnh. Trước đây, quá trình này mất khoảng 4-7 ngày, nhưng theo quy định mới, thời gian xử lý tiêu chuẩn sẽ kéo dài thành 7-10 ngày làm việc. “Ngày làm việc” không bao gồm Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Điều này có nghĩa là bạn phải lên kế hoạch nộp hồ sơ sớm hơn rất nhiều. Quy tắc vàng là nộp hồ sơ trước ngày dự định khởi hành ít nhất 15-20 ngày để có đủ thời gian xử lý và một khoảng an toàn cho các tình huống phát sinh.

Ví dụ thực tế: Nếu bạn có chuyến bay vào ngày 20 tháng 8, việc nộp hồ sơ vào ngày 10/8 là quá rủi ro. Thay vào đó, bạn nên hoàn thành và nộp hồ sơ trước ngày 5 tháng 8 để đảm bảo nhận được visa kịp thời.

3. Lệ Phí Có Khả Năng Tăng Nhẹ

Việc vận hành một hệ thống trực tuyến phức tạp và bổ sung các bước xác thực có thể dẫn đến việc điều chỉnh tăng lệ phí xin visa. Mức tăng có thể đến từ phí xử lý hồ sơ trực tuyến và các dịch vụ hành chính liên quan. Mặc dù chưa có công bố chính thức về con số cụ thể, bạn nên chuẩn bị một ngân sách dư dả hơn một chút, đặc biệt nếu bạn đi theo nhóm hoặc gia đình.

Lời khuyên: Nếu kế hoạch của bạn quá gấp, hãy tìm hiểu về dịch vụ xử lý nhanh. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chi phí cho dịch vụ này sẽ cao hơn đáng kể so với thông thường và không phải lúc nào cũng có sẵn, đặc biệt trong mùa cao điểm du lịch.

Quy Trình Nộp Visa Trung Quốc Từng Bước Chi Tiết

Để chinh phục thành công visa Trung Quốc 2025, hãy tuân thủ nghiêm ngặt quy trình 4 bước dưới đây.

Bước 1 – Chuẩn Bị Hồ Sơ Giấy Tờ (Nền Tảng Vững Chắc)

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định 80% tỷ lệ thành công. Một bộ hồ sơ đầy đủ, rõ ràng và logic sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp quá trình xét duyệt nhanh hơn. Checklist cần thiết bao gồm:

• Hộ chiếu gốc: Phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày bạn dự định nhập cảnh vào Trung Quốc và phải còn tối thiểu 2 trang trống liền kề để dán visa.
• Ảnh thẻ: Kích thước chuẩn là 48x33mm (chiều cao 48mm, chiều rộng 33mm), nền trắng, lộ rõ trán và hai tai, không đeo kính, chụp không quá 3 tháng. Đây là kích thước đặc thù, khác với ảnh 4×6 thông thường.
• Giấy tờ tùy thân: Bản photo Căn cước công dân (CCCD) hoặc thẻ tạm trú (đối với người nước ngoài). Nếu lần đầu xuất cảnh, nên nộp kèm bản photo sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú CT07.
• Chứng minh tài chính: Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất với số dư cuối kỳ tối thiểu 50 triệu VNĐ, hoặc bản gốc Giấy xác nhận số dư và photo sổ tiết kiệm.
• Tài liệu xác nhận mục đích chuyến đi:
  • Du lịch: Booking vé máy bay khứ hồi, xác nhận đặt phòng khách sạn, lịch trình chi tiết từng ngày.
  • Công tác: Thư mời từ công ty đối tác tại Trung Quốc, quyết định cử đi công tác từ công ty Việt Nam.

Ví dụ thực tế: Khi đi chụp ảnh, hãy nói rõ với thợ ảnh: “Em cần chụp ảnh visa Trung Quốc, kích thước 48x33mm, nền trắng, lộ rõ tai”. Điều này sẽ giúp bạn có được tấm ảnh đúng chuẩn ngay từ đầu, tránh bị trả hồ sơ.

Bước 2 – Điền Đơn Xin Visa Trực Tuyến (Cửa Ải Kỹ Thuật Số)

Sau khi có đủ giấy tờ, bạn truy cập vào website chính thức www.visaforchina.cn để bắt đầu. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối.

1. Chọn địa điểm: Chọn “Việt Nam” và nơi bạn sẽ nộp hồ sơ (Hà Nội, TP.HCM hoặc Đà Nẵng).
2. Điền thông tin: Hoàn thành tờ khai bằng tiếng Anh (chữ IN HOA) hoặc tiếng Trung. Các thông tin cá nhân, lịch sử du lịch, thông tin công việc phải khớp 100% với giấy tờ bạn đã chuẩn bị.
3. Upload tài liệu: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn tải lên file ảnh chân dung và bản scan trang thông tin hộ chiếu. Hãy đảm bảo file rõ nét, không bị lóa.
4. Nộp và chờ xác nhận: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, bạn nộp đơn và chờ hệ thống xử lý. Thường sẽ mất khoảng 1-3 ngày để hệ thống rà soát và cho phép bạn đặt lịch hẹn.

Ví dụ hướng dẫn: Quá trình này tương tự như việc bạn đăng ký một tài khoản quan trọng. Hãy chuẩn bị sẵn mọi thông tin ra một file word để copy-paste, tránh sai sót. Chỉ một lỗi nhỏ về số hộ chiếu hay ngày sinh cũng có thể khiến đơn của bạn bị từ chối.

Bước 3 – Đặt Hẹn Và Nộp Hồ Sơ Tại Trung Tâm (Gặp Gỡ Trực Tiếp)

Khi đơn online được chấp thuận, bạn sẽ có thể đặt lịch hẹn trên website. Thời gian làm việc của các trung tâm VAC là từ 9:00 – 15:00, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.

Giấy tờ cần mang theo:

• Hộ chiếu gốc.
• Bản in của “Giấy chứng nhận nộp đơn xin thị thực” (tờ khai online đã hoàn thành).
• Toàn bộ hồ sơ giấy tờ gốc và photo bạn đã chuẩn bị ở Bước 1.

Ví dụ thực tế: Hãy sắp xếp tất cả giấy tờ vào một túi file A4 trong suốt để tránh bị nhàu nát và dễ dàng trình cho nhân viên. Nên đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 15-20 phút để ổn định và lấy số thứ tự.

Bước 4 – Thanh Toán Lệ Phí Và Lấy Biên Nhận

Sau khi nhân viên tại quầy tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của bạn, bạn sẽ được hướng dẫn đến quầy thanh toán. Các khoản phí bao gồm:

• Lệ phí thị thực: Nộp cho Đại sứ quán (thu bằng USD nhưng quy đổi và thanh toán bằng VNĐ).
• Phí dịch vụ: Nộp cho trung tâm VAC.
• Phí dịch vụ bổ sung: Phí xử lý nhanh, phí VIP, phí chụp ảnh tại trung tâm (nếu bạn có nhu cầu).

Lưu ý quan trọng: Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận được một tờ biên nhận. Tờ giấy này CỰC KỲ QUAN TRỌNG. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên đó (họ tên, số hộ chiếu) và thời gian dự kiến trả kết quả. Bạn sẽ cần tờ biên nhận này để nhận lại hộ chiếu.

Quy Trình Nhận Kết Quả Visa

Theo Dõi Tình Trạng Hồ Sơ

Bạn không cần phải gọi điện hay đến tận nơi để hỏi thăm. Hãy truy cập lại website www.visaforchina.cn, vào mục “Tra cứu tình trạng hồ sơ”, nhập mã số trên biên nhận của bạn để theo dõi. Hệ thống sẽ cập nhật các trạng thái như “Đã tiếp nhận”, “Đang được xử lý tại Đại sứ quán”, “Hồ sơ đã được trả về trung tâm”.

Ví dụ hướng dẫn: Giống như khi bạn theo dõi một đơn hàng trên Shopee hay Lazada, bạn có thể biết chính xác “gói hàng” (hồ sơ) của mình đang ở đâu trong quy trình.

Nhận Hộ Chiếu Và Visa

Khi tình trạng hồ sơ hiển thị “Hồ sơ đã được trả về trung tâm”, bạn có thể đến nhận kết quả. Quy trình nhận rất đơn giản:

1. Đến trung tâm VAC trong giờ trả kết quả (thường là buổi chiều).
2. Lấy số thứ tự cho quầy trả kết quả.
3. Khi đến lượt, xuất trình biên lai gốc và CMND/CCCD tại quầy chỉ định.
4. Nhận lại hộ chiếu và KIỂM TRA THÔNG TIN TRÊN VISA NGAY LẬP TỨC trước khi rời khỏi quầy. Hãy chắc chắn rằng họ tên, số hộ chiếu, ngày hiệu lực visa, số lần nhập cảnh đều chính xác.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Nộp Hồ Sơ

Tránh Những Sai Lầm “Chết Người”

• Sai lầm về thời gian: Luôn áp dụng “quy tắc 15 ngày”.Ví dụ: Anh A dự định đi công tác ngày 15/8 nhưng chỉ nộp hồ sơ vào ngày 10/8. Do vướng cuối tuần và thời gian xử lý 7-10 ngày, anh đã không nhận được visa kịp và phải dời chuyến bay, ảnh hưởng đến công việc.
• Sai lầm về giấy tờ: Sự cẩu thả nhỏ gây hậu quả lớn.Ví dụ: Chị B photocopy hộ chiếu bị mờ góc, không thấy rõ số. Khi đến nộp, nhân viên yêu cầu chị đi photo lại. Do hàng chờ đông, chị đã lỡ lượt và phải đặt hẹn lại vào một ngày khác.

Kinh Nghiệm Xử Lý Tình Huống Đặc Biệt

• Trường hợp cần bổ sung tài liệu: Đôi khi, Đại sứ quán có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm giấy tờ để làm rõ mục đích chuyến đi hoặc khả năng tài chính. Hãy thường xuyên kiểm tra email và mục tra cứu online. Nếu có yêu cầu, hãy bổ sung ngay lập tức.
• Trường hợp cần visa gấp: Dịch vụ xử lý nhanh (2-3 ngày) là một lựa chọn, nhưng đi kèm chi phí cao và không phải lúc nào cũng được mở. Hãy liên hệ trực tiếp với trung tâm để hỏi về tình trạng dịch vụ này.

Bảng Tổng Hợp Thời Gian & Chi Phí (Tham Khảo)

Câu Hỏi Thường Gặp

“Xin visa du lịch/công tác ngắn hạn có cần lăn vân tay không?”

Theo quy định hiện hành và chính sách miễn trừ tạm thời, đối với các loại visa nhập cảnh 1 lần hoặc 2 lần với mục đích du lịch (L) và thương mại (M), đương đơn thường không cần phải lấy dấu vân tay. Tuy nhiên, chính sách này có thể thay đổi. Một số loại visa khác như du học, làm việc, hoặc visa nhiều lần vẫn có thể yêu cầu.

“Nếu bị từ chối visa thì sao?”

Nếu không may bị từ chối, toàn bộ lệ phí đã đóng sẽ không được hoàn trả. Tuy nhiên, đây không phải là dấu chấm hết. Bạn có thể nộp lại đơn xin visa mới sau khi đã xác định được nguyên nhân từ chối (thường là do tài chính yếu, mục đích chuyến đi không rõ ràng) và củng cố lại bộ hồ sơ của mình. Nó giống như việc thi bằng lái xe, trượt lần này bạn hoàn toàn có thể ôn luyện và thi lại lần sau.

Kết Luận & Lời Khuyên Cuối Cùng

Quy trình xin visa Trung Quốc năm 2025 đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tính chủ động cao hơn trước. Chìa khóa để thành công nằm ở ba yếu tố: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và logic, hoàn thành tờ khai online chính xác tuyệt đối, và nộp hồ sơ sớm hơn dự định ít nhất 15 ngày.

Hãy xem việc xin visa như một phần quan trọng của chuyến đi, một kỳ thi mà bạn cần ôn tập cẩn thận. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiên nhẫn, bạn chắc chắn sẽ thành công. Chúc bạn sớm có được tấm visa và một hành trình tuyệt vời tại Trung Quốc!