Cách Theo Dõi Tình Trạng Hồ Sơ Visa Nhật Bản 2025

TỔNG QUAN VỀ THỜI GIAN XÉT DUYỆT VISA NHẬT BẢN

Thời gian xét duyệt visa Nhật Bản mới nhất 2025

Trước khi bắt đầu theo dõi, bạn cần nắm rõ khung thời gian xử lý tiêu chuẩn để có sự kỳ vọng hợp lý. Theo thông báo mới nhất, thời gian xét duyệt tối thiểu là 8 ngày làm việc. Tuy nhiên, thực tế có thể khác nhau:

• Visa nhập cảnh 1 lần (Single-entry): Thời gian xử lý thường từ 8 – 10 ngày làm việc.
• Visa nhiều lần (Multiple-entry): Yêu cầu xét duyệt kỹ hơn, thời gian có thể kéo dài từ 10 – 15 ngày làm việc.

Lưu ý: “Ngày làm việc” không bao gồm Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày nghỉ lễ của cả Việt Nam và Nhật Bản.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt

• Mùa cao điểm: Các tháng 2-4 (mùa hoa anh đào) và tháng 10-12 (mùa lá đỏ, lễ hội) lượng hồ sơ tăng đột biến, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 3-5 ngày.
• Hồ sơ cần bổ sung: Nếu Lãnh sự quán yêu cầu bạn bổ sung giấy tờ, đồng hồ xử lý sẽ “tạm dừng” cho đến khi bạn nộp đủ.
• Tính phức tạp của hồ sơ: Các hồ sơ có lịch sử du lịch phức tạp hoặc cần xác minh nhiều thông tin sẽ mất nhiều thời gian hơn.

3 CÁCH CHÍNH KIỂM TRA TÌNH TRẠNG VISA NHẬT BẢN

Đối với hầu hết người nộp hồ sơ tại Việt Nam qua các đại lý được chỉ định hoặc VFS Global, cách 1 là phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất.

Cách 1 – Kiểm tra online qua website VFS Global (Phổ biến nhất)

Đây là công cụ tra cứu chính thức dành cho những ai đã nộp hồ sơ tại Trung tâm VFS Global.

Bước 1: Truy cập website chính thức

Hãy truy cập vào đường link tra cứu của VFS Global: https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/jpn/track-application. Bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ sang Tiếng Việt để dễ dàng thao tác.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết

Bạn cần hai thông tin quan trọng được in trên hóa đơn/biên lai mà VFS đã cấp cho bạn khi nộp hồ sơ:

• Reference Number (Số tham chiếu): Một dãy ký tự và số, ví dụ: JPNV/170825/0001/01.
• Last Name (Họ): Chỉ điền HỌ của bạn, viết IN HOA KHÔNG DẤU. Ví dụ, nếu tên bạn là NGUYỄN VĂN AN, bạn chỉ nhập “NGUYEN”.

Bước 3: Nhập thông tin và tra cứu

Điền chính xác hai thông tin trên vào các ô tương ứng, nhập mã Captcha và nhấn nút “Submit”.

Giải thích các trạng thái kết quả

• “Application Received”: Hồ sơ của bạn đã được VFS tiếp nhận an toàn.
• “Forwarded to the Embassy/Consulate…”: Hồ sơ đã được chuyển đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.
• “Application under process…”: Lãnh sự quán đang trong quá trình xét duyệt hồ sơ của bạn.
• “Processed passport is ready for collection…”: Đã có kết quả! Hộ chiếu của bạn đã được xử lý xong và đã quay trở lại trung tâm VFS. Bạn có thể đến nhận lại.

Cách 2 – Kiểm tra qua Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản

Phương pháp này chỉ áp dụng cho một số ít trường hợp được nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán. Thông thường, bạn sẽ nhận được một giấy hẹn ghi rõ ngày trả kết quả và bạn chỉ cần đến đúng ngày đó để nhận lại hộ chiếu.

Cách 3 – Nhận thông báo tự động qua SMS/Email

Đây là một dịch vụ cộng thêm có tính phí tại VFS Global. Nếu bạn đã đăng ký khi nộp hồ sơ:

• Nhận SMS: Bạn sẽ nhận được các tin nhắn tự động cập nhật những thay đổi trạng thái quan trọng của hồ sơ.
• Nhận Email: Tương tự, email thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ bạn đã đăng ký.

Lợi ích: Tiện lợi, không cần phải tự mình truy cập website để tra cứu mỗi ngày.

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP

Trường hợp 1: Không tìm thấy thông tin hồ sơ trên website

• Nguyên nhân: Nhập sai Số tham chiếu hoặc Họ; Hệ thống chưa cập nhật (thường mất 24-48 giờ sau khi nộp hồ sơ).
• Giải pháp: Kiểm tra lại chính xác từng ký tự trên biên lai. Thử lại sau 1-2 ngày làm việc.

Trường hợp 2: Hồ sơ hiển thị “Under Process” quá lâu

• Thời gian bình thường: Trạng thái này có thể kéo dài suốt 8-15 ngày làm việc.
• Khi nào cần lo lắng: Nếu sau 15-20 ngày làm việc mà trạng thái vẫn không thay đổi và chưa qua mùa cao điểm, có thể hồ sơ của bạn cần xem xét kỹ hơn.
• Lưu ý: Tuyệt đối không gọi điện hay gửi email cho Lãnh sự quán để hối thúc kết quả. Họ sẽ không trả lời các câu hỏi về tiến độ.

Trường hợp 3: Kết quả “Additional Documents Required”

• Ý nghĩa: Lãnh sự quán cần bạn cung cấp thêm giấy tờ để làm rõ thông tin.
• Hành động: Liên hệ ngay với VFS Global hoặc đại lý nơi bạn nộp hồ sơ để biết chính xác cần bổ sung giấy tờ gì.
• Thời hạn: Nhanh chóng chuẩn bị và nộp bổ sung trong thời hạn cho phép để không làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

KINH NGHIỆM VÀ LƯU Ý QUAN TRỌNG

Những lưu ý khi theo dõi visa Nhật Bản

• Thời điểm kiểm tra: Bắt đầu kiểm tra sau khoảng 5-6 ngày làm việc. Tần suất hợp lý là 1 lần/ngày hoặc 2-3 lần/tuần.
• Bảo mật thông tin: Luôn giữ kỹ biên lai có chứa Số tham chiếu. Chụp ảnh lại biên lai ngay sau khi nhận là một mẹo hay.
• Lên kế hoạch du lịch: Nguyên tắc vàng BẤT DI BẤT DỊCH: KHÔNG xuất vé máy bay, thanh toán khách sạn hoặc các dịch vụ không thể hoàn hủy trước khi bạn cầm được tấm visa trong tay.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ)

“Decision Made” hoặc “Processed passport” có nghĩa là tôi đã đậu visa phải không?

Chưa chắc chắn. Trạng thái này chỉ thông báo rằng Lãnh sự quán đã ra quyết định và hộ chiếu đã được trả về. Kết quả cuối cùng (đậu hay trượt) bạn chỉ biết được khi mở hộ chiếu ra xem.

Tôi có thể nhờ người khác đến nhận hộ chiếu không?

Có. Người đi nhận thay cần mang theo giấy ủy quyền (có mẫu), biên lai gốc, CMND/CCCD gốc của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.

Tôi làm mất biên lai có Số tham chiếu thì phải làm sao?

Hãy liên hệ ngay với hotline của VFS Global để được hướng dẫn. Bạn có thể cần cung cấp các thông tin cá nhân khác (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu) để họ hỗ trợ tìm kiếm.

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ

Việc theo dõi tình trạng hồ sơ visa Nhật Bản là một bước cần thiết giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch của mình. Với các công cụ online tiện lợi từ VFS Global, quá trình này đã trở nên đơn giản và minh bạch hơn rất nhiều. Hãy kiên nhẫn, kiểm tra thông tin một cách hợp lý và chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống có thể phát sinh.

Chúc bạn sớm nhận được kết quả tốt đẹp và có một hành trình khám phá đất nước mặt trời mọc thật trọn vẹn!