Mở Bài
Việc điền đơn xin visa Đức một cách chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định đến 90% thành công của bộ hồ sơ. Thống kê cho thấy, rất nhiều hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung chỉ vì những sai sót nhỏ trong quá trình khai báo thông tin. Thấu hiểu điều này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn tự tin hoàn thành đơn xin visa Đức online qua hệ thống VIDEX một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
Tổng Quan Về Hệ Thống Điền Đơn Visa Đức Online VIDEX
VIDEX là hệ thống khai báo hồ sơ xin thị thực trực tuyến chính thức do Bộ Ngoại giao Đức phát triển. Công cụ này giúp chuẩn hóa thông tin, giảm thiểu sai sót do viết tay và tiết kiệm thời gian cho cả người nộp đơn và cơ quan lãnh sự. Toàn bộ thông tin bạn nhập sẽ được mã hóa vào một mã vạch (QR code) trên bản in cuối cùng, giúp nhân viên lãnh sự truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
- Website chính thức: https://videx.diplo.de
- Ưu điểm: Giao diện song ngữ, có thể lưu lại để chỉnh sửa, giảm lỗi, tăng tính chuyên nghiệp.
- Nhược điểm: Yêu cầu kết nối internet ổn định và phải sử dụng máy tính. Việc điền đơn trên điện thoại có thể gặp nhiều lỗi kỹ thuật và không được khuyến khích.
5 Bước Chính Điền Đơn Visa Đức Online
Bước 1 – Truy Cập Và Tạo Đơn Mới
Truy cập vào trang web VIDEX. Ở góc trên bên phải, bạn có thể chọn ngôn ngữ. Mặc dù có hỗ trợ tiếng Việt, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn chọn tiếng Anh (English) làm ngôn ngữ điền đơn để đảm bảo tất cả các thuật ngữ và tên riêng được điền một cách chính xác và chuyên nghiệp nhất. Sau đó, nhấp vào nút “New Application” để bắt đầu.
Bước 2 – Điền Thông Tin Cá Nhân (Personal Details)
Đây là phần thông tin cơ bản nhất, yêu cầu sự chính xác tuyệt đối so với hộ chiếu của bạn. Lưu ý điền không dấu.
- Surname (Family name): Điền HỌ (Ví dụ: NGUYEN).
- First name(s) (Given name(s)): Điền TÊN ĐỆM và TÊN (Ví dụ: VAN A).
- Date of birth: Chọn ngày sinh theo định dạng ngày/tháng/năm (dd/mm/yyyy).
- Place of birth: Điền Tỉnh/Thành phố sinh như trong hộ chiếu (Ví dụ: Ho Chi Minh City).
- Country of birth: Chọn “VIET NAM”.
- Sex: Chọn giới tính (Male/Female).
- Marital status: Chọn tình trạng hôn nhân (Single, Married, Divorced…).
Bước 3 – Thông Tin Hộ Chiếu & Liên Lạc (Travel Document & Contact Data)
Phần này tập trung vào giấy tờ thông hành và cách thức Lãnh sự quán có thể liên lạc với bạn.
- Type of travel document: Chọn “Ordinary Passport” (Hộ chiếu phổ thông).
- Number of travel document: Nhập chính xác số hộ chiếu của bạn.
- Date of issue / Date of expiry: Nhập ngày cấp và ngày hết hạn của hộ chiếu.
- Applicant’s home address and email address: Điền địa chỉ thường trú, email bạn thường xuyên kiểm tra.
- Telephone no.: Điền số điện thoại di động của bạn (Mã vùng +84).
Bước 4 – Chi Tiết Chuyến Đi (Travel Details)
Đây là phần quan trọng để làm rõ mục đích và kế hoạch chuyến đi của bạn.
- Purpose(s) of the journey: Chọn mục đích chính (Tourism, Business, Visiting Family or Friends…).
- Member State of main destination: Chọn “GERMANY”.
- Intended date of arrival and departure in the Schengen area: Điền ngày dự kiến đến và đi, phải khớp với vé máy bay và bảo hiểm.
- Name of hotel(s) or inviting person(s): Ghi rõ tên khách sạn đầu tiên bạn sẽ ở hoặc thông tin người mời.
- Cost of travelling and living: Chọn người chi trả cho chuyến đi (Myself, a sponsor…).
Bước 5 – Lưu, In và Hoàn Tất Đơn
Sau khi điền hết các mục, hệ thống sẽ cho bạn rà soát lại toàn bộ thông tin. Hãy đọc thật kỹ một lần nữa. Sau đó:
- Nhấn nút “Save”. Hệ thống sẽ cho phép bạn tải về một file có đuôi .json. File này cực kỳ quan trọng, nó chứa toàn bộ dữ liệu bạn đã khai và dùng để tải lại đơn nếu cần chỉnh sửa sau này.
- Nhấn nút “Print Application”. Hệ thống sẽ tạo ra một file PDF gồm nhiều trang.
- Tải file PDF về, in trên giấy A4 trắng. Bản in phải có một trang mã vạch (QR code) chứa toàn bộ thông tin của bạn.
- Ký tên: Đừng quên ký và ghi ngày tháng vào các mục yêu cầu ở cuối tờ khai (thường có 2-3 chỗ cần ký).
Checklist “Vàng” Trước Khi Nộp Đơn
- Thông tin trên đơn khớp 100% với hộ chiếu và các giấy tờ khác.
- Ngày tháng được điền đúng định dạng dd/mm/yyyy.
- Email và số điện thoại là loại bạn đang sử dụng và có thể liên lạc được.
- Đã lưu file .json vào một nơi an toàn (máy tính, email, Google Drive).
- Đã in toàn bộ các trang của file PDF trên giấy trắng, không mờ nhòe.
- Mã vạch (QR code) trên bản in phải rõ nét, không bị gãy.
- Đã ký tên đầy đủ vào tất cả các vị trí yêu cầu trên bản in.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Có thể điền đơn bằng tiếng Việt không?
Không khuyến khích. Bạn nên điền đơn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chính xác, tránh các lỗi dịch thuật không đáng có.
2. Nếu điền sai có thể sửa được không?
Có, miễn là bạn đã lưu file .json. Bạn chỉ cần vào lại trang chủ VIDEX, chọn “Load draft” và tải file .json lên để tiếp tục chỉnh sửa.
3. Có thể điền đơn trên điện thoại được không?
Không nên. Giao diện VIDEX không được tối ưu cho điện thoại, có thể gây ra lỗi hiển thị, mất dữ liệu và khó thao tác. Hãy sử dụng máy tính.
4. File JSON để làm gì và lưu ở đâu?
File JSON là bản nháp điện tử của tờ khai. Hãy lưu nó vào thư mục “Tải về” trên máy tính của bạn và gửi một bản sao vào email cá nhân để dự phòng.
Kết Luận
Việc điền đơn xin visa Đức online qua hệ thống VIDEX có thể trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều khi bạn nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng. Hãy dành thời gian chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng từng thông tin. Một tờ khai được điền chính xác, chuyên nghiệp là bước đệm vững chắc cho một bộ hồ sơ xin visa thành công. Chúc bạn may mắn!
