Hướng Dẫn Chi Tiết Xin Visa Công Tác Nhật Bản 2025: Ngắn Hạn & Dài Hạn

Tổng Quan Về Visa Công Tác Nhật Bản

Visa Công Tác Là Gì?

Visa công tác Nhật Bản là loại thị thực cấp cho người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật với các mục đích liên quan đến công việc nhưng không nhận lương trực tiếp từ một công ty Nhật Bản. Các hoạt động này bao gồm:

• Họp, đàm phán, ký kết hợp đồng.
• Tham dự hội nghị, hội thảo, triển lãm thương mại.
• Khảo sát thị trường, nghiên cứu sản phẩm.
• Tham gia các khóa đào tạo, tập huấn ngắn hạn.

Ví dụ điển hình: Anh A, một kỹ sư IT, được công ty FPT cử sang Nhật để tham gia khóa đào tạo chuyên môn trong 3 tháng do đối tác Fujitsu tổ chức. Anh A bắt buộc phải xin visa công tác, không thể sử dụng visa du lịch.

Phân Loại Visa Công Tác Nhật Bản 2025

• Visa Ngắn Hạn (Short-term Stay for Business):
  • Single-entry (1 lần): Cho phép nhập cảnh một lần duy nhất, lưu trú tối đa 90 ngày. Phù hợp cho các chuyến đi cụ thể như tham dự một hội nghị.
  • Multiple-entry (nhiều lần): Cho phép nhập cảnh nhiều lần trong thời hạn visa (ví dụ: 1 năm, 3 năm). Phù hợp cho doanh nhân cần qua lại Nhật Bản thường xuyên.
• Visa Dài Hạn (Work Visa): Đây thực chất là visa lao động, dành cho người được một công ty tại Nhật tuyển dụng và trả lương, yêu cầu phải có “Tư cách lưu trú” (COE) được xin trước tại Nhật. Quy trình này phức tạp hơn và khác biệt so với visa công tác ngắn hạn.

Điều Kiện Xin Visa Công Tác Nhật Bản

Để được xét duyệt, cả bạn và công ty mời tại Nhật Bản đều phải đáp ứng các điều kiện sau:

Điều Kiện Cơ Bản Đối Với Người Xin Visa

• Hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng và còn trang trống.
• Mục đích chuyến đi phải rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với loại visa xin.
• Không có tiền án, tiền sự và không vi phạm quy định xuất nhập cảnh của Nhật Bản trước đây.
• Hồ sơ phải được khai báo trung thực, chính xác.

Điều Kiện Quan Trọng Nhất: Sự Bảo Lãnh Từ Phía Nhật Bản

Đối với visa công tác, vai trò của công ty mời/bảo lãnh tại Nhật Bản là yếu tố then chốt. Họ phải chứng minh được sự tồn tại hợp pháp, uy tín và mối quan hệ kinh doanh thực sự với phía Việt Nam. Thư mời và thư bảo lãnh từ một công ty uy tín sẽ là “tấm vé vàng” cho hồ sơ của bạn.

Ví dụ cụ thể: Công ty X tại Tokyo mời anh D sang tham gia khóa đào tạo. Họ không chỉ gửi thư mời mà còn phải cung cấp “Thư bảo lãnh”, cam kết chịu trách nhiệm về tài chính và pháp lý cho anh D trong suốt thời gian anh ở Nhật.

Hồ Sơ Xin Visa Công Tác Nhật Bản Chi Tiết

Hồ sơ được chia làm hai phần rõ rệt: giấy tờ do người xin visa tại Việt Nam chuẩn bị và giấy tờ do công ty mời tại Nhật Bản chuẩn bị.

Hồ Sơ Phía Việt Nam (Người Xin Visa Chuẩn Bị)

• Hộ chiếu: Bản gốc còn hạn.
• Tờ khai xin visa: Điền trên máy tính, có mã QR, dán ảnh thẻ 4.5cm x 4.5cm (nền trắng, chụp mới). Chữ ký trên tờ khai phải khớp với hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh công việc:
  • Hợp đồng lao động.
  • Quyết định cử đi công tác (nêu rõ mục đích, thời gian, người chi trả chi phí).
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao công chứng CCCD, Sổ hộ khẩu.

Hồ Sơ Phía Nhật Bản (Công Ty Mời/Bảo Lãnh Chuẩn Bị)

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định độ tin cậy của hồ sơ.

• Thư mời (招へい理由書): Nêu rõ thông tin người được mời, mục đích, thời gian mời.
• Thư bảo lãnh (身元保証書): Cam kết của công ty Nhật về trách nhiệm pháp lý và tài chính (nếu họ chi trả).
• Lịch trình chuyến đi (滞在予定表): Ghi rõ kế hoạch làm việc, địa điểm, thông tin liên lạc từng ngày.
• Giấy tờ về công ty mời/bảo lãnh: Bản sao đăng ký pháp nhân, báo cáo tài chính hoặc các tài liệu giới thiệu về công ty.

Thủ Tục Xin Visa Công Tác Nhật Bản 5 Bước

Bước 1 – Chuẩn Bị Hồ Sơ (Thời gian: 1-2 Tuần)

Liên hệ với đối tác tại Nhật Bản để yêu cầu họ chuẩn bị bộ hồ sơ mời/bảo lãnh và gửi về Việt Nam. Song song đó, bạn chuẩn bị các giấy tờ cá nhân của mình. Hãy rà soát kỹ từng mục để đảm bảo không thiếu sót.

Bước 2 – Đặt Lịch Hẹn

Việc đặt lịch hẹn trước là bắt buộc khi nộp hồ sơ tại Trung tâm VFS Global. Bạn có thể đặt lịch hẹn qua website hoặc hotline của VFS. Nên đặt lịch sớm, đặc biệt là vào mùa cao điểm.

Bước 3 – Nộp Hồ Sơ

Đến Trung tâm VFS hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán theo đúng lịch hẹn. Mang theo toàn bộ hồ sơ gốc và các bản sao. Nhân viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, bạn sẽ lấy dấu vân tay (nếu cần) và nhận được biên lai hẹn ngày trả kết quả.

Bước 4 – Thanh Toán Lệ Phí

Cơ cấu phí bao gồm phí của Lãnh sự quán và phí dịch vụ của VFS. Bạn sẽ nộp phí dịch vụ VFS (~200.000 VNĐ) ngay khi nộp hồ sơ. Lệ phí Lãnh sự (~500.000 VNĐ cho visa 1 lần) sẽ được nộp khi bạn đến nhận kết quả (nếu đậu visa).

Bước 5 – Nhận Kết Quả

Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 8-10 ngày làm việc. Đến ngày hẹn, bạn mang theo biên lai và CCCD/CMND gốc để nhận lại hộ chiếu. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trên visa (họ tên, ngày hiệu lực, số lần nhập cảnh) ngay khi nhận.

Kinh Nghiệm Tăng Tỷ Lệ Đậu Visa

10 Lỗi Thường Gặp Khi Xin Visa Công Tác

1. Ảnh thẻ sai kích thước hoặc chụp quá lâu.
2. Chữ ký trên tờ khai không khớp với hộ chiếu.
3. Thư mời từ phía Nhật Bản thiếu dấu mộc hoặc thông tin không rõ ràng.
4. Mục đích trong quyết định cử đi công tác và thư mời không thống nhất.
5. Nộp thiếu giấy tờ về công ty mời (đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính…).
6. Khai sai thông tin cá nhân.
7. Hộ chiếu sắp hết hạn.
8. Không có bằng chứng về mối quan hệ hợp tác trước đó (email, hợp đồng cũ…).
9. Lịch trình công tác quá chung chung.
10. Nộp hồ sơ quá sát ngày đi.

Bí Kíp Chuẩn Bị Hồ Sơ ‘Không Thể Trượt’

Hãy tuân thủ nguyên tắc 3C: Complete (Đầy đủ) – Correct (Chính xác) – Consistent (Nhất quán). Mọi thông tin giữa hồ sơ phía Việt Nam và phía Nhật Bản phải khớp nhau một cách hoàn hảo. Sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự mà Lãnh sự quán yêu cầu cũng là một điểm cộng lớn.

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp

Hỏi: Visa công tác Nhật Bản có thể ở lại bao lâu?
Đáp: Visa công tác ngắn hạn cho phép lưu trú tối đa 90 ngày cho mỗi lần nhập cảnh, tùy thuộc vào quyết định của Lãnh sự quán.

Hỏi: Nếu công ty Nhật Bản chi trả toàn bộ chi phí, tôi có cần chứng minh tài chính cá nhân không?
Đáp: Nếu trong thư bảo lãnh, công ty Nhật đã cam kết chi trả toàn bộ chi phí, yêu cầu chứng minh tài chính cá nhân của bạn có thể được giảm nhẹ. Tuy nhiên, việc có một sổ tiết kiệm vẫn là một điểm cộng.

Hỏi: Tôi có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện không?
Đáp: Không. Bạn hoặc người được ủy quyền hợp lệ phải đến nộp hồ sơ trực tiếp.

Phần Kết Luận

Xin visa công tác Nhật Bản tuy có nhiều yêu cầu khắt khe nhưng hoàn toàn có thể chinh phục được nếu có sự phối hợp chặt chẽ giữa bạn và đối tác tại Nhật. Chìa khóa thành công nằm ở một bộ hồ sơ bảo lãnh vững chắc từ phía Nhật Bản và sự chuẩn bị tỉ mỉ, trung thực từ phía bạn. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ tự tin hơn trong quá trình chuẩn bị và sớm đạt được kết quả mong muốn.

Chúc bạn thành công!