Mở Bài: “Tấm Lòng Vàng” Trong Bộ Hồ Sơ Xin Visa
Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa thăm thân Đức, bên cạnh các giấy tờ tài chính và công việc, có một tài liệu mang sức nặng của “lời bảo chứng” – đó chính là Thư Mời. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là lá thư thể hiện sự chào đón, trách nhiệm và mong muốn đoàn tụ từ người thân, bạn bè của bạn tại Đức. Một thư mời được soạn thảo kỹ lưỡng, đúng chuẩn không chỉ làm hồ sơ của bạn trở nên đáng tin cậy mà còn có thể là yếu tố quyết định giúp bạn chinh phục thành công tấm visa Schengen.
Theo thống kê, một tỷ lệ đáng kể hồ sơ visa thăm thân bị từ chối mỗi năm chỉ vì những sai sót liên quan đến thư mời. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, giúp bạn phân biệt rõ các loại thư mời, cung cấp mẫu chuẩn và 12 lưu ý “vàng” để tránh những lỗi đáng tiếc.
2 Loại Thư Mời Thăm Thân Đức Bạn Bắt Buộc Phải Biết
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai loại thư mời này, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ sai hướng. Về cơ bản, có hai dạng thư mời với giá trị pháp lý và mục đích khác nhau.
1. Thư Mời Thông Thường (Formlose Einladung)
Đây là một lá thư tự viết, không theo mẫu và không cần xác nhận của cơ quan chính quyền. Lá thư này thể hiện tình cảm, nêu rõ mối quan hệ và mong muốn mời bạn sang chơi. Nó luôn là một phần cần thiết để thể hiện sự chân thành.
- Khi nào sử dụng: Luôn cần có trong hồ sơ để giải thích mối quan hệ và lý do chuyến đi. Đặc biệt quan trọng khi người được mời (bạn) tự chi trả 100% chi phí chuyến đi.
- Đặc điểm: Dễ thực hiện, linh hoạt về nội dung.
- Nhược điểm: Không có giá trị pháp lý về mặt bảo lãnh tài chính.
2. Thư Bảo Lãnh Chính Thức (Verpflichtungserklärung)
Đây là một văn bản chính thức, được cấp bởi Sở Ngoại Kiều (Ausländerbehörde) tại Đức. Người mời sẽ phải đến cơ quan này, chứng minh thu nhập và nơi ở của mình để được cấp giấy. Bằng văn bản này, người mời cam kết sẽ chi trả toàn bộ các chi phí phát sinh cho bạn trong suốt chuyến đi, bao gồm cả chi phí y tế hoặc trục xuất nếu có.
- Khi nào sử dụng: Bắt buộc phải có nếu người mời là người chi trả toàn bộ hoặc một phần lớn chi phí cho chuyến đi của bạn. Đây là bằng chứng tài chính mạnh nhất.
- Đặc điểm: Có giá trị pháp lý cao, tăng độ tin cậy của hồ sơ lên mức tối đa.
- Nhược điểm: Thủ tục phức tạp hơn cho người mời, người mời phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về tài chính.
Lời khuyên từ chuyên gia: Để có một bộ hồ sơ mạnh nhất, bạn nên kết hợp cả hai: một lá thư mời thông thường đầy tình cảm và một thư bảo lãnh chính thức (nếu người mời tài trợ chi phí).
Mẫu Thư Mời Thăm Thân Đức Thông Thường (Formlose Einladung) Chuẩn 2025
Dưới đây là một mẫu thư mời bằng Tiếng Anh mà bạn có thể sử dụng. Người mời chỉ cần thay đổi các thông tin trong ngoặc vuông.
German Embassy/Consulate General
[Address of the German Embassy/Consulate in Vietnam]
Subject: Invitation Letter for My [Relationship, e.g., Mother], Ms. [Visitor’s Full Name]
Dear Sir/Madam,
My name is [Your Name], and I am a [Your Status in Germany, e.g., German Citizen / Permanent Resident / Student] residing at [Your Full Address in Germany]. I am writing this letter to formally invite my [Relationship, e.g., Mother], Ms. [Visitor’s Full Name], Passport No. [Visitor’s Passport Number], born on [Visitor’s Date of Birth], to visit me in Germany.
The purpose of her visit is to spend time with me and our family, and to experience German culture. She plans to stay with me at my residence from [Start Date of Visit] to [End Date of Visit].
[Choose ONE of the following financial support options:] Option 1 (If visitor pays for themselves): During her stay, she will be financially responsible for all her expenses, including accommodation, food, and travel. I have attached her financial documents for your reference.Option 2 (If you sponsor the trip): During her stay in Germany, I will be responsible for all her expenses, including accommodation at my home, food, transportation, and health insurance. I have attached my financial documents and the formal letter of obligation (Verpflichtungserklärung) to support this.
I have not seen my [Relationship, e.g., Mother] for [Number] years, and this visit would mean a great deal to our family. I trust that she will respect the laws of Germany and will return to Vietnam before her visa expires, as she has strong ties there, including her [Mention ties, e.g., family, job, property].
Please find the following documents attached to this letter:
– A copy of my Passport / Residence Permit.
– Proof of my address (e.g., Meldebescheinigung or utility bill).
– Proof of our relationship (e.g., birth certificate).
Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Yours faithfully,
[Your Signature] [Your Typed Name]12 Lưu Ý “Vàng” Để Thư Mời và Hồ Sơ Không Bị Từ Chối
- Nộp bản gốc “Verpflichtungserklärung”: Nếu có thư bảo lãnh chính thức, bạn phải nộp bản gốc (do người thân gửi từ Đức về), bản sao hoặc scan sẽ không được chấp nhận.
- Chứng minh mối quan hệ rõ ràng: Luôn nộp kèm giấy tờ pháp lý như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu… để chứng minh mối quan hệ.
- Thông tin nhất quán tuyệt đối: Ngày tháng trong thư mời, đơn xin visa, vé máy bay và bảo hiểm phải khớp nhau 100%.
- Người mời phải có tình trạng cư trú hợp lệ: Thẻ cư trú của người mời phải còn hạn ít nhất 3-6 tháng sau khi người thân của họ rời khỏi Đức.
- Tài chính của người mời phải đủ mạnh (nếu bảo lãnh): Người mời cần chứng minh thu nhập ổn định và đủ để trang trải cho cả bản thân và người được mời.
- Người xin vẫn cần chứng minh tài chính: Kể cả khi được bảo lãnh, bạn vẫn nên nộp sao kê tài khoản cá nhân để cho thấy mình có sự ổn định tài chính.
- Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam: Đây là yếu tố then chốt. Hãy cung cấp bằng chứng về công việc, gia đình, tài sản… để khẳng định bạn sẽ quay về.
- Mua bảo hiểm du lịch đúng chuẩn: Mức chi trả tối thiểu 30,000 EUR và có hiệu lực trên toàn khối Schengen.
- Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu của bạn phải còn hạn đủ dài và không bị hư hỏng.
- Thành thật trong mọi thông tin: Đừng khai gian dối về mối quan hệ hay mục đích chuyến đi. Lãnh sự quán có nhiều cách để xác minh.
- Thư mời viết tay nên rõ ràng, sạch sẽ: Nếu viết tay, hãy đảm bảo chữ viết dễ đọc, không tẩy xóa. Tốt nhất nên đánh máy.
- Gửi thư mời sớm: Người thân của bạn nên chuẩn bị và gửi thư mời về Việt Nam sớm để bạn có đủ thời gian chuẩn bị các giấy tờ khác.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
- 1. Thư mời có cần dịch thuật hay công chứng không?
- Nếu thư mời được viết bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh thì không cần dịch thuật. Thư mời thông thường không cần công chứng, nhưng thư bảo lãnh (Verpflichtungserklärung) là văn bản đã được công chứng bởi Sở Ngoại Kiều.
- 2. Thời hạn hiệu lực của thư mời là bao lâu?
- Thư bảo lãnh chính thức (Verpflichtungserklärung) thường có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp.
- 3. Một thư mời có thể mời bao nhiêu người cùng lúc?
- Một thư mời có thể ghi tên nhiều người (ví dụ: mời cả cha và mẹ), miễn là người mời chứng minh đủ khả năng tài chính và chỗ ở cho tất cả mọi người.
Kết Luận
Thư mời thăm thân không chỉ là một tài liệu bắt buộc mà còn là “trái tim” của bộ hồ sơ xin visa Đức. Bằng cách hiểu rõ sự khác biệt giữa thư mời thông thường và thư bảo lãnh chính thức, đồng thời tuân thủ 12 lưu ý quan trọng được nêu trên, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội được chấp thuận visa. Hãy trao đổi kỹ lưỡng với người thân tại Đức để chuẩn bị lá thư hoàn hảo nhất, mở đường cho một chuyến đi đoàn tụ đầy ý nghĩa.
